本部機能を発揮するためには、情報収集・伝達のための準備が必要です。いざというときに少人数でも情報の収集や伝達が行えるよう、できるだけ手順は簡便化し、誰でも行えるよう準備しておくことが重要です。
　例えば、情報伝達に使うファクシミリには、主な送付先のファクス番号を登録しておきます。また、災害時優先電話には必ず目印のシールを貼っておくとともに、主な電話連絡先は一覧表として、活動要員室となる会議室などの壁に大きく貼り出しておくなど、わかりやすい場所に置いておきましょう。さらに、防災行政無線などの通信機器は、操作手順を示す簡易マニュアルをつくり、操作順を番号で示すシールを貼るなど、誰でも操作ができるようにしておくことが必要です。
（詳しくは災害予防コース「非常通信システムの確保」を参照）