本部機能を発揮するため、情報整理・共有のための準備も行いましょう。
　発災直後の整理・共有の手段として、過去の災害でよく行われているのが、室内の壁を利用した張り紙です。情報を記入した用紙を、「人的被害」「建物被害」「避難」などの種類に分けて張り出します。その準備として、情報の分類方法を定めておくと有効です。また掲示場所を定めておいたり、情報掲示用のボードなども準備しておくとよいでしょう。
　発災直後の混乱がある程度落ち着いた後は、一定の様式を用いて情報を整理します。これは、都道府県への報告をはじめとする対外的な発表のためだけでなく、職員同士の情報共有にも利用することができます。必要事項が漏れなく記載できるように整理様式を作っておき、防災訓練などの機会を活用して検証しておきましょう。