的確な意思決定のためにも、事前に行うべき準備があります。
　まず、集まった情報を基に実際の災害現場をイメージすることが重要です。このため、複数の人が同時に使える大判の地図などを準備しておきます。また、被害状況などを撮影したデジタルカメラの映像、報道の映像などが見られるよう、パソコンやテレビなども準備しておくことが望まれます。
　また、意思決定のための役割分担も重要です。災害時には、市町村長など意思決定権限者が不在となってしまう可能性もあります。これに備え、第４順位程度までの権限代行者を定めておきます。また、素早く代行者が対応できるよう、どのような場合に代行するのかという具体的な基準（市長と連絡が取れないとき、市長が市外にいるときなど）も定めておきましょう。