被害状況や対応の経過は、災害直後から、随時、最新の情報をとりまとめることが必要です。
　その目的としては、まず、災害直後の各方面への説明などが考えられます。大きな災害では、国の関係省庁、国会議員など、さまざまな視察が訪れます。これら視察への対応は、被害の実態を伝え、復旧や生活再建への支援を要請する、またとない機会です。担当者を定めて、的確に情報をまとめて提示できるようにします。
　また、過去の災害では、災害対応の渦中にいる職員の多くが、被災者への対応などに追われ、被害や災害対応の全体像を把握することに困難を感じています。早い時期から概要をまとめて職員などに知らせることで、より適切な対応が期待できます。

　同時に、こうした記録は、防災対応を検証し、今後の改善に結びつけるためにも重要です。作成された各種資料、写真・ビデオなどは、できるだけ早い時期から幅広く収集します。