まず最初の対応として、どのくらいの職員が参集しているのか、担当部門別に把握することが必要です。災害直後の混乱の中では、これも決して容易なことではありません。
　一般的な方法としては、部署ごとに参集者を把握し、担当する部署に報告するという方法がとられます。把握方法としては、名前・所属などを記入する一覧表を用意して参集順に記入していく方法や、あらかじめ参集予定者の名簿を準備して参集したら定められたマークを記入していくなどの方法が考えられます。普段、在席状態を示すために用いる名札などがあれば、それを活用して参集者を一覧できるボードをつくるという方法もあるでしょう。各部署の人数などに応じて、効率的な把握方法を事前に定め、必要な様式などを準備しておくことが望まれます。またその際には、「誰が参集しているか」だけでなく「参集していないのは誰か」についても把握すべきであることに留意します。