それでは、実際に食料を供給するための具体的な手順について考えてみましょう。
　まず、市町村として最初にやらなければならないことは、食料の需要把握です。避難所から、管理に当たる市町村職員や避難所の自主運営組織などを通じて、避難者数、もしくは必要な食事数の報告を受けます。これは、毎日定期的に行うことが重要です。
　自宅などに残っている在宅被災者についても、食事の供給を求められる場合があります。防災行政無線（同報系）などを通じて、在宅被災者やその地域の自主防災組織などに呼び掛け、必要な食事の数を最寄りの避難所に自ら申し出てもらうとよいでしょう。
　災害対策本部では、各避難所からの情報をもとに、必要な食事の数を毎日集計します。被災者の中には、乳幼児、高齢者、病人など、食事の面で配慮しなければならない要配慮者もいます。必要数の把握に際しては、こうした人たちの人数と内訳も忘れてはなりません。