実際に食料を依頼するに当たっては、まず市町村は、各避難所で必要とする食事数をとりまとめることが必要です。そして、それを調達可能な食品の種類や数量と比較・検討し、実際に調達する品目と数量、輸送先などを整理して「食料配分計画表」を作成します。
　市町村は、これに基づき、給食センターや食品メーカー、小売店、コンビニエンスストアなどの業者や団体に、必要数量の確保と輸送を要請します。実際の要請連絡のためには、あらかじめ連絡先一覧を整理するとともに、電話が使えない場合の連絡方法なども検討しておくことが必要です。
　また要請内容には、品目や調達数量、輸送先のほか、輸送ルートなどの情報も含むようにするとよいでしょう。