平常時から、市町村の防災関係部局、福祉関係部局及び保健衛生関係部局が中心となって、「避難所運営準備会議（仮称）」を開催し、要介護高齢者、障害児者、妊産婦、乳幼児、アレルギー等の慢性疾患を有する人、外国人等の要配慮者や、在宅者への支援も視野に入れた連携を行いながら、災害時の対応や役割分担について決めておくことが大切です。また、避難所運営について、あらかじめ運営責任者を決定しておき、災害時を想定した避難所関係職員の参集訓練や、避難所の運営管理者や担当職員を対象とした実践的な研修・訓練の実施も必要となります。

さらに、避難所の運営が円滑かつ統一的に行えるよう、あらかじめ避難所運営の手引（マニュアル）を作成し、避難所の良好な生活環境を確保するための運営基準や取組方法について明確にしておく必要があります。その際、要配慮者に対する必要な支援についても記載しておきます。また、手引は、市町村の避難所関係職員以外でも避難所を立ち上げることができるよう、簡易で分かりやすいものとし、平常時から、避難所の運営責任予定者に対して研修等を実施しておくことが大切です。