災害が発生した場合には、指定避難所の被災状況、周辺火災の延焼等の二次災害の可能性、危険物の有無などの安全面を直ちに確認した上で避難所を設置します。避難所の数が不足する場合には、公的宿泊施設、旅館、ホテル等の借り上げ等により避難所を確保します。

ライフラインが容易に回復せず、避難が長期化すると見込まれる場合や、道路が途絶して孤立するような場合は、避難所の生活環境が悪化したり、十分な支援が行き届かなかったりすることがあるため、避難所の設置・維持の適否を検討し、支援が享受できる他地域への避難や広域一時滞在についても検討する必要があります。

災害が超大規模かつ超広域的な場合、避難者が大量に発生して避難所が大きく不足することも想定されるため、避難所への入所は、配慮を要する人を優先的に入所させたり、住宅被災が軽微でライフラインの途絶されていない被災者を在宅避難へ誘導することも検討します。

地域の支援拠点となる避難所が、入所者のみの施設とならないように留意するとともに、バリアフリー化、福祉避難室用スペースの確保、要配慮者用トイレの確保、相談窓口の設置等にも努める必要があります。また、優先順位を考慮した上で、必要に応じて、被災者に対する男女別のトイレ、更衣室、洗濯干し場や授乳室の設置等によるプライバシーの確保、暑さ寒さ対策、入浴や洗濯の機会の確保、子どもの遊びや学習ためのスペース確保等、生活環境の改善対策を講じることが大切です。

市町村の避難所担当部門は、避難所の状況を把握し、支援を漏れなく実施するために、開設している避難所をリスト化し、避難者一人一人に、氏名、生年月日、性別、住所、支援の必要性の有無等を記帳してもらい、避難者名簿を作成しておくことが大切です。このため、避難者名簿の様式をあらかじめ作成・印刷して避難所施設に保管しておくことも必要です。

なお、作成した避難者名簿情報は、被災者台帳に引き継ぎ、継続的な被災者支援に活用することが適切です。